TUGAS POKOK :

Mengelola Layanan Konservasi Arsip dan Konservasi Aset Museum Universitas Surabaya

TUJUAN LAYANAN KONSERVASI ARSIP :

  • Menjamin penyimpanan arsip secara aman, sistematis dan terintegrasi
  • Menjamin ketersediaan akses arsip
  • Melakukan retensi arsip sesuai JRA
  • Menyediakan arsip yang bernilai guna bagi Universitas

TUJUAN LAYANAN KONSERVASI ASET MUSEUM :

  • Menjamin penyimpanan aset museum secara aman, sistematis dan terintegrasi
  • Menjamin ketersediaan akses aset museum
  • Melestarikan aset museum yang memiliki nilai historis

HASIL AKHIR UNTUK DICAPAI :

  • Kondisi arsip siap pakai dalam arti tertata, terawat, dan mudah ditemukan.
  • Kebutuhan akses arsip pengguna layanan PAM dapat terpenuhi sesuai dengan yang dibutuhkan.
  • Kondisi aset museum tertata, terawat, dan mudah ditemukan.
  • Kebutuhan akses aset museum bagi pengguna dapat terpenuhi sesuai dengan yang dibutuhkan.
  • Budaya dan nilai-nilai historis Ubaya dapat dikenalkan dan disosialisasikan kepada warga Ubaya internal maupun masyarakat luas melalui berbagai event yang diselenggarakan oleh Universitas (Ubaya heritage)

PENGOLAHAN ARSIP DAN ASET MUSEUM

Gambar : Staf PAM melakukan verifikasi dan identifikasi sebelum dilakukan input data ke dalam database SIM Arsip dan Museum Ubaya

DIGITALISASI ARSIP

Pusat Arsip dan Museum Ubaya  juga melakukan program digitalisasi arsip dengan tujuan antara lain :
  •  Menambah kekayaan koleksi atau salinan arsip dalam format digital atau elektronik
  •  Menjamin rekaman informasi yang terkandung dalam lembaran arsip tidak hilang
  •  Memberikan kemudahan akses dan sharing terhadap pengguna arsip
  • Layanan yang diberikan kepada pengguna lebih cepat dalam hal penyajian  informasi yang terekam dalam format arsip digital
  • Memberikan keamanan akses arsip digital dari pihak yang tidak berkepentingan.
  •  Upaya preventif pelestarian arsip dengan fasilitas backup arsip-arsip vital dan statis

Gambar : Arsip Ubaya yang telah didigitalkan oleh PAM

LAYANAN SIRKULASI ARSIP :

  1. Kebijakan peminjaman sesuai dengan kebijakan level hak akses Universitas Surabaya
  2. Permohonan Peminjaman  disertai Rekomendasi dari pimpinan yang bersangkutan
  3. Layanan Peminjaman Arsip memakai sistem tertutup
  4. Pusat Arsip dan Museum menyediakan layanan arsip dengan bentuk Multimedia ( CD )

Gambar : Staf melayani peminjaman arsip kepada pengguna

LAYANAN PEMBERIAN SALINAN ARSIP :

  1. Layanan Pemberian Salinan Arsip sesuai dengan Kebijakan Level Hak Akses Universitas Surabaya
  2. Permohonan Salinan Arsip menyertakan rekomendasi dari pimpinan yang bersangkutan

Gambar : Layanan Pemberian Salinan Arsip Statis

LAYANAN PEMBERIAN AKSES  ARSIP DAN ASET

  1. Kebijakan Pemberian akses arsip dan aset sesuai dengan kebijakan level hak akses Universitas Surabaya
  2. Akses dapat diberikan dalam bentuk informasi, fisik arsip maupun dalam format digital (pdf, doc, jpeg dsb)

Gambar : PAM memberi dukungan layanan akses dokumen yang berkaitan dengan aset dalam pelaksanaan audit keuangan oleh KAP

LAYANAN REFERENSI DAN BACA DI TEMPAT :

  1. Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya menyediakan layanan Referensi arsip dan konsultasi arsip
  2. Menyediakan ruang baca di tempat dengan fasilitas AC

Keterangan Gambar : Ruang Baca dan Diskusi Pusat Arsip dan Museum UBAYA, Pebruari 2013

SOSIALISASI DAN PROMOSI

Pusat Arsip dan Museum Ubaya juga melakukan kegiatan sosialisasi dan promosi kepada civitas akademika dan masyarakat umum berkenaan dengan pembangunan cagar budaya dan melestarikan nilai-nilai historis di Universitas Surabaya.

Gambar : Presentasi yang dilakukan oleh Staf PAM kepada Mahasiswa DIII PSTP UNAIR dalam rangka observasi lapangan mata kuliah Teknik Kearsipan