Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 282 tahun 2002 tentang Pembentukan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya. Sejak lama Universitas Surabaya merencanakan terbentuknya unit kerja yang bertanggungjawab terhadap sistem pengelolaan arsip dan aset museum di lingkungan Universitas Surabaya. Hal tersebut dilakukan sebagai bentuk tanggungjawab dalam mendukung pembangunan (establishment) cagar budaya , melestarikan nilai-nilai historis UBAYA dan mendukung tugas pokok tata administrasi Ubaya sebagai lembaga pendidikan tinggi. Langkah tersebut dimulai ketika pada tahun 1995 UBAYA mengadakan studi banding pengelolaan arsip di ANRI. Hasil studi banding dan mendesaknya kebutuhan pelestarian cagar budaya dan nilai sejarah di UBAYA maka pada tahun 2001 dibentuklah proyek dengan nama Proyek Penataan Sistem Pusat Arsip Universitas Surabaya. Setahun kemudian proyek tersebut dimantapkan fungsi kerjanya sehingga berdiri sebuah lembaga kearsipan dengan nama Pusat Arsip dan Museum. Ditunjuk Sebagai Kepala Pusat Arsip dan Museum yang Pertama adalah R.M.G. Poerwadi, Lic. mantan Kepala Perpustakaan UBAYA dan Mantan Pembantu Rektor II periode 1989-1994. Beliau pula salah satu tokoh penggagas berdirinya Pusat Arsip dan Museum UBAYA bersama Rektor UBAYA saat itu, Anton Prijatno, S.H.
Gambar : R.M.G. Poerwadi, Lic. Kepala Pusat Arsip dan Museum Pertama (2002-2003)
Pusat Arsip dan Museum sempat beberapa kali berganti struktur organisasi. 2003-2004 berada langsung dibawah Wakil Rektor II UBAYA. 2004-2006 bergabung bersama Manajemen SIM UBAYA dan disingkat SIM-PAM. Pada tahun 2006 digabungkan sebagai salah satu fungsi kerja Biro Aministrasi Umum (Adum) sampai dengan 2010. Pada tanggal 1 Mei 2010 Pusat Arsip dibawah langsung Manajemen Sekretariat Rektorat sampai 1 Maret 2012. Berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 039 Tahun 2012 tertanggal 1 Maret 2012 dan Peraturan Rektor Universitas Surabaya Nomor 134 Tahun 2013, Pusat Arsip dan Museum menjadi salah satu Bagian dari Unit Kerja Perpustakaan Universitas Surabaya.
Seiring berjalannya waktu dan dinamika organisasi di lingkungan Universitas Surabaya, pada tanggal 1 Juli 2013, Pusat Arsip dan Museum UBAYA dikembalikan lagi menjadi bagian dari Manajemen Sekretariat Rektorat berdasar Peraturan Rektor Universitas Surabaya Nomor 255 tahun 2013 dan Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 291 Tahun 2013 tentang Pengalihan Kewenangan Pengelolaan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya Dari Direktorat Perpustakaan Ke Sekretariat Rektorat Universitas Surabaya.
Keterangan Gambar : Gedung Pusat Arsip dan Museum UBAYA di Jl. Ngagel Jaya Selatan 169 Surabaya.
Tugas Pokok Pusat Arsip dan Museum sendiri adalah mengelola berbagai dokumentasi kearsipan universitas dan museum Universitas Surabaya dan dapat dijabarkan sebagai berikut :
Dengan Tugas tersebut diharapkan dapat mendukung pembangunan cagar budaya, nilai historis Ubaya dan menyediakan layanan kebutuhan akses dokumentasi arsip yang mendukung tata organisasi untuk kepentingan universitas. Fungsi Kerja yang ada antara lain Administrasi, Layanan Akuisisi Arsip, Layanan Teknis Pengolahan Kearsipan dan Museum, Layanan Dokumentasi, Preservasi dan Retensi, Layanan Pengguna Kearsipan dan Museum, Layanan Publikasi, Promosi dan Pameran.
Bagan fungsi kerja PAM ketika bergabung dengan Sekretariat Rektorat ( 2013-2021)
Pergantian kepemimpinan Universitas Surabaya pada tahun 2019 membawa perubahan dinamika organisasi. Rektor Universitas yang baru Dr. Ir. Benny Lianto, MMBAT berdasar Peraturan Rektor No. 184 Tahun 2021, memutuskan Pusat Arsip dan Museum bergabung kembali dengan Direktorat Perpustakaan sebagai unit manajerial yang dikepalai oleh seorang manajer. Manajer PAM bertanggungjawab langsung kepada Direktur Perpustakaan seerta membawahi 4 fungsi kerja yaitu FK Akusisi Arsip dan Aset Museum, FK Manajemen Arsip dan Aset Museum, FK Retensi, Preservasi, Restorasi Arsip dan Aset Museum dan FK Layanan, Promosi, Riset, Inovasi Arsip dan Aset Museum. Personil PAM terdiri dari 1 orang Manajer dan 2 orang staf.
Gambar : Elieser Tarigan, Ph.D, Kepala Perpustakaan UBAYA sekaligus Pimpinan Unit Pusat Arsip dan Museum UBAYA (2012-2013)
Gambar : Sujiati, Manajer Sekretariat Rektorat sekaligus Pimpinan Pusat Arsip dan Museum UBAYA (2013-2018)
SUMBER :
