FAQ - Pusat Arsip dan Museum UBAYA

January 10, 2014

by Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya

BEBERAPA PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN KEPADA PUSAT ARSIP DAN MUSEUM UNIVERSITAS SURABAYA

(1) Bagaimana Sejarah berdirinya Pusat record ( Pusat Arsip dan Museum UBAYA) dan apa dasar penyelenggaraan dan tujuannya ?

Jawab : … dapat anda lihat dalam Sejarah Pusat Arsip dan Museum dalam website dengan alamat https://arsip.ubaya.ac.id/pusat-arsip-ubaya/, ( copy link ini dan masukkan dalam penelusuran di internet))

(2) Bagaimana Status Pusat Arsip dan Museum dalam struktur organisasi di Universitas Surabayaidem ? –

Jawab : ada pada penjelasan di … https://arsip.ubaya.ac.id/pusat-arsip-ubaya/,

(3) Apakah Pusat Arsip dan Museum memperoleh anggaran khusus ?

Jawab : Pusat Arsip dan Museum UBAYA memiliki anggaran untuk mencapai Sasaran Pokok Pengembangan (SPP) yg disusun setiap tahunnya melalui struktur induknya yaitu di Manajemen Sekretariat Rektorat

(4) Berapa luas gedung Pusat Arsip dan Museum dan apa saja ruangan / fasilitas yang ada ?

Jawab :

Luas Gedung =
Terbagi dalam 4 Ruang yaitu :
a. Ruang Layanan Pengguna + Galeri Museum
b. Ruang Kerja Staf + Depo Penyimpanan Arsip
c. Gudang Transit Arsip + Gudang ATK
d. Ruang Istirahat / Mushala

(5) Berapa jumlah record arsip yang dikelola dan apa saja jenis / medanya ?

Jawab : Sampai saat ini jumlah yg tersimpan dalam database Sistem Informasi Arsip-Museum berjumlah kurang lebih 9700 record atau 9700 arsip yg teregister baik arsip inaktif, statis dan arsip vital

(6) Berapa jumlah SDM / Staf yang ada dan apa latar belakang pendidikannya ?

Jawab : ada 2 orang Staf masing masing dengan Job Description meliputi :

1 (satu) staf menangani Administrasi, akuisisi dan layanan kepada Pengguna / User dengan latar belakang pendidikan SMA + Memiliki Sertifikat Pelatihan Manajemen Arsip Perguruan Tinggi yang diperoleh melalui Pendidikan di PUSDIKLAT ANRI, BOGOR
1 (satu) staf menangani pengolahan arsip, digitalisasi, penyimpanan, retensi, pemusnahan, dengan latar belakang pendidikan D3 Ilmu Perpustakaan + S1 manajemen + Memiliki Sertifikat Pelatihan Manajemen Arsip Statis yang diperoleh melalui Pendidikan di PUSDIKLAT ANRI, BOGOR

(7) Kebijakan apa yang dibuat agar manajemen record inaktif berjalan efektif dan efisien ?

Jawab : Kebijakan yang ada pada Kami,

Pengelolaan arsip dinamis (aktif+inaktif) diserahkan ke masing-masing unit kerja pencipta arsip dan disimpan pada center file mereka kecuali memang arsip arsip yang sesuai dan terklasifikasikan dalam aturan Keputusan Rektor UBAYA No. 283 tahun 2002 tentang Protokol Akses Arsip di Lingkungan Universitas Surabaya wajib diserahkan (penyusutan) ke Pusat Arsip dan Museum sebagai Record Center penyimpanan arsip Inaktif, Statis dan Vital di Lingkungan Universitas Surabaya berdasar SK Rektor UBAYA No. 282 tahun 2002

Masing-masing unit kerja pencipta arsip memiliki prosedur mutu (SOP) dalam pengelolaan arsip mereka.

(8) Apakah Pusat Arsip dan Museum memiliki pedoman kerja, skema klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) ?

Jawab : seperti yg sudah kami utarakan pada point no.(7) bahwa,

a. Masing-masing unit kerja pencipta arsip memiliki prosedur mutu (SOP) dalam pengelolaan arsip mereka
b. Pada Pusat Arsip dan Museum UBAYA sebagai (Record Center dan Arsip Universitas) mempunyai pedoman yaitu :

a. Keputusan Rektor Universitas Surabaya No. 282 tahun 2002 tentang Pembentukan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya termasuk didalamnya menjelaskan Tugas Pokok dan Fungsi serta Tujuan yang harus dicapai Pusat Arsip dan Museum UBAYA sebagai unit kearsipan (arsip Universitas)

b. Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 283 tahun tentang Protokol Akses Arsip pada Pusat Arsip dan Museum, dalam protokol ini menjelaskan kategori arsip yg wajib diakuisisi / disimpan dalam Pusat Arsip dan Museum UBAYA tanpa boleh dimusnahkan (bersifat permanen) dan siapa saja yg boleh meng-asksesnya. Akses terhadap arsip tergantung dengan wewenang yang diberikan oleh pimpinan berdasarkan level-level pejabat struktural di lingkungan Universitas Surabaya

c. Prosedur Mutu Perpustakaan Nomor PM-PERPUS-04 beserta Instruksi kerja (SOP) pengelolaan arsip di Pusat Arsip dan Museum UBAYA dari akuisisi, pengeolahan, digitalisasi, penyimpanan, temu kembali informasi, sampai dengan layanan kepada user arsip

d. Surat Edaran Wakil Rektor II Universitas Surabaya Nomor 2454/UM/SR/VIII/2013 tentang Kebijakan Layanan pada Pusat Arsip dan Museum UBAYA

e. Pedoman Klasifikasi arsip baik buku manual maupun dalam database SIM Arsip dan Museum

f. Manual Book Sistem Informasi Manajemen (SIM) Arsip dan Museum Universitas Surabaya

***)) Keterangan :

***)) Sampai saat ini Kami masih menunggu finalisasi mengenai Draf Peraturan Rektor Universitas Surabaya tentang Tata Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) pada Pusat Arsip dan Museum yang masih dibahas oleh Pimpinan Universitas.

(9) Bagaimana pengelolaan dan penyimpanan record inaktif di Pusat Arsip dan Museum ?

Jawab : Pengelolaan arsip in-aktif masih menggunakan kombinasi 2 sistem yaitu manual dengan menyimpan arsip fisik berdasar subyek, nomor register dan lokasi simpan serta telah mulai di back up dengan penyimpanan melalui database SIM Arsip dan Museum beserta lampirannya dalam format arsip digital

(10) Apakah Kegiatan Pemindahan (Penyusutan) dari Unit Pencipta ke Pusat Arsip dan Museum serta kegiatan Pemusnahan telah dilakukan secara berkala?

Jawab :

Kegiatan Pemindahan (Penyusutan) dari Unit Pencipta ke Pusat Arsip dan Museum serta kegiatan Pemusnahan telah dilakukan secara berkala berdasar SOP dan Protokol Akses Arsip

(11) Bagaimana Sistem Penyimpanan Arsip dan temu kembali yang dipakai ?

Jawab : Sistem Penyimpanan Arsip dan temu kembali yang dipakai dilakukan dengan perpaduan beberapa cara antara lain,

a. arsip vital yg disimpan dalam Brankas besi tahan api berdasar Nomor Urut Register Arsip;

b. arsip in-aktif dan statis yg tersimpan dalam mobile file berdasar subyek dan lokasi simpan

(12) Layanan apa saja yang diberikan kepada pengguna ?

Jawab : Layanan yang diberikan kepada pengguna / user kearsipan antara lain :

(a.) Layanan Peminjaman Arsip (asli) bisasanya utk arsip Vital;

(b.) Layanan Pemberian Salinan Arsip untuk arsip In-aktif dan Arsip Statis;

(c.) Layanan Digitalisasi Arsip;

(d.) Layanan Pemberian Akses Arsip baik langsung maupun Virtual melalui Database SIM Arsip dan Museum;

(e.) Layanan Referensi dan Baca di tempat

(f.) Layanan Publikasi, Sosialisasi, Promosi, Pameran melalui media langsung (tatap muka) maupun dengan brosur, website, pameran dsb.

(13) Kendala apa saja yang dihadapi dalam mengelola Pusat Record ?

Jawab : Kendala yang dihadapi antara lain,

a. Keterbatasan Jumlah SDM : saat ini hanya 2 orang saja

b. Kompetensi dan Skil SDM : belum memiliki kualifikasi setingkat jabatan fungsional Arsiparis (pendidikan Arsiparis)

c. Belum ada pengakuan Jabatan Fungsional Arsiparis dalam Peraturan Kekaryawanan di Universitas Surabaya

d. Belum memiliki Peraturan Tata Kearsipan Baku yang mengatur sistem Kearsipan di Lingkungan Universitas Surabaya secara Kompleks dan menyeluruh

e. Belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) yg baku

f. semakin banyaknya arsip yg tercipta dan tidak seimbang dengan ketersediaan ruang depo penyimpanan arsip yg ada

(14) APA upaya yang pernah/sedang/akan untuk mengatasinya ?

Jawab : Upaya yg pernah/sedang/akan yang dilakukan :

a. memaksimalkan tenaga SDM yg ada dengan ditunjang sistem pengelolaan arsip berbasis database web terintegrasi;

b. Memperbanyak keikutsertaan dalam Pedidikan dan Pelatihan arsip yang diselenggarakan baik oleh lembaga pemerintah, perguruan tinggi dan swasta;

c. Mengalokasikan dana secara optimal khususnya program digitalisasi arsip untuk mengurangi kepadatan penyimpanan arsip fisik di lokasi simpan

SEARCH EVENT